Kinh nghiệm của một số quốc gia về chuyển đổi số ở khu vực công
Tại Liên bang Nga
Ở Liên bang Nga, các lĩnh vực chính của chuyển đổi kỹ thuật số của các cơ quan chính phủ trong giai đoạn đến năm 2024 được nêu trong Chương trình quốc gia “Nền kinh tế kỹ thuật số của Liên bang Nga”, bao gồm 06 dự án liên bang, 60 chương trình cấp sở, một số tài liệu khái niệm về chuyển đổi cho chính phủ kỹ thuật số. Tuy nhiên, các chính quyền khu vực với đòi hỏi mức độ hiệu quả khác nhau sẽ có những nhiệm vụ đặt ra trong khuôn khổ chuyển đổi kỹ thuật số. Điều này được khẳng định qua kết quả sơ bộ đánh giá mức độ trưởng thành kỹ thuật số của nền hành chính công tại các cơ quan cấu thành của Liên bang Nga do Bộ Phát triển kỹ thuật số, Truyền thông và Truyền thông đại chúng của Liên bang Nga thực hiện vào năm 2021. Theo kết quả đánh giá, trong số 85 khu vực của Nga, chỉ có 09 khu vực, chủ yếu là khu vực lớn nhất, có thể được xếp vào loại “trưởng thành cao”. Phần lớn các khu vực (62) có mức độ “trưởng thành kỹ thuật số” mức trung bình, trong khi 14 khu vực có mức độ thấp(1).
Sự không đồng bộ của quá trình chuyển đổi quy trình quản lý các khu vực của Liên bang Nga thành kỹ thuật số là do sự khác biệt về động lực của những thay đổi công nghệ, định hướng giá trị, văn hóa đang diễn ra. Sự phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật số ở các thực thể cấu thành của Liên bang Nga diễn ra không đồng đều dưới ảnh hưởng của cả đặc điểm lãnh thổ - tỷ lệ tin học hóa thấp, các hộ gia đình kết nối internet trong nhóm dân số già ở nông thôn, ở các vùng dân cư thưa thớt và vùng sâu, vùng xa cùng với sự thiếu chuẩn bị về kỹ thuật của các tổ chức, bao gồm cả các cơ quan chức năng, để áp dụng các công nghệ và công cụ mới (internet băng thông rộng, dịch vụ đám mây, hệ thống ERP, công nghệ RFID).
Một thành phần quan trọng khác của thay đổi công nghệ là khả năng làm việc với dữ liệu của các cơ quan chức năng. Các cơ quan của Chính phủ vẫn bị ảnh hưởng bởi các vấn đề về thu thập, lưu trữ, phân tích và ghi dữ liệu, tính không nhất quán và chất lượng dữ liệu thấp của Chính phủ (kém tuân thủ các yêu cầu, như tính nhất quán, tính đầy đủ, độ tin cậy, mức độ liên quan…). Điều này được xác nhận bởi dữ liệu của Bộ Phát triển Kinh tế Liên bang Nga, theo đó, kể từ năm 2018 đã có sự suy giảm trong hoạt động của các nhà xuất bản để đặt các bộ dữ liệu mới và đăng trước đó bộ dữ liệu không được cập nhật kịp thời. Nếu như năm 2017, các cơ quan chức năng lần đầu tiên công bố 8.219 bộ trên Cổng Dữ liệu mở, thì năm 2020 chỉ có 210 bộ, trong khi hơn 44% dữ liệu của năm 2021 lại không liên quan(2).
Kiểm kê quy trình quản trị, các thuật toán, tái cấu trúc bằng cách sử dụng cách tiếp cận thiết kế và quy trình, các phương pháp “sản xuất tinh gọn”, “tư duy thiết kế”… là điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của các hệ thống kiểm soát. Hệ thống hành chính công trong nước có đặc điểm là nhân viên nhận thức chưa đầy đủ về bản chất của “các phương pháp quản lý mới” và việc áp dụng còn yếu, bao gồm cả do thiếu sự hỗ trợ về phương pháp luận từ trung tâm liên bang trong quá trình thực hiện các dự án khu vực về kỹ thuật số nền kinh tế, mức độ tương tác thấp giữa các cơ quan liên bang và khu vực của Liên bang Nga, cũng như thực tế là không phải tất cả các công nghệ đảm bảo sự phát triển của nền kinh tế kỹ thuật số.
Bên cạnh đó, sự phát triển kỹ thuật số của các cơ quan chính phủ là sự sẵn sàng và khả năng của các công chức trong việc thực hiện những thay đổi cần thiết(3). Trong thực tế, điều này thường bị cản trở do họ thiếu hiểu biết về những ý tưởng chính của việc chuyển đổi đang được thực hiện, sứ mệnh của các đơn vị. Ví dụ, theo kết quả nghiên cứu, có ít hơn một phần ba số công chức được thăm dò ý kiến, có 27% hoàn toàn ủng hộ ý tưởng thành lập “Chính phủ điện tử” ở Nga, mặc dù thực tế là nhu cầu phát triển các yếu tố của nó đã được tuyên bố từ năm 2002 trong Chương trình mục tiêu liên bang “Nước Nga điện tử” giai đoạn 2002-2010; có 23% cảm thấy khó trả lời câu hỏi tương ứng và tỷ lệ phần trăm còn lại được phân bổ cho những người ủng hộ việc đưa khái niệm này vào thực tiễn quản lý 46% và không ủng hộ là 4%(4). Ngoài ra, chính quyền khu vực đang gặp tình trạng thiếu hụt nhân sự có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện những chuyển đổi đó(5). Mặt khác, sự tham gia của người dân vào các quy trình quản lý bị ảnh hưởng tiêu cực do mức độ thích ứng của các công nghệ kỹ thuật số không đầy đủ, đặc biệt là ở các vùng nông thôn xa xôi. Trong đó, việc không có đủ nền tảng kỹ thuật số do người dân thiếu các kỹ năng và năng lực kỹ thuật số.
Sự quan tâm của các cơ quan chức năng trong việc sử dụng thông tin phản hồi để tăng cường lấy khách hàng (người dân) làm trung tâm, trên thực tế, bản thân các cơ quan chức năng thường không coi trọng ý tưởng về sự cần thiết phải tối ưu hóa các hoạt động của chính họ dựa trên yêu cầu của người dân trên các nền tảng chuyên biệt. Một số chuyên gia cũng chỉ ra sự khác biệt trong cách tiếp cận thông điệp kêu gọi công dân của chính quyền liên bang và khu vực, gọi đó là vấn đề chính của hệ thống làm việc với người dân hiện nay, dẫn đến tình trạng mất lòng tin của chính quyền địa phương và công chúng. Ngoài ra, việc tối ưu hóa các quy trình hành chính trong quản lý hành chính nhà nước phải được thực hiện vì lợi ích của người tiêu dùng cuối cùng - xã hội. Nếu không có sự tham gia của chính người dân thì không thể tái cấu trúc hệ thống vì lợi ích của người dân.
Tại Vương quốc Anh
Điển hình nhất về chuyển đổi số trong khu vực công của Vương quốc Anh là việc triển khai ở Thư viện quốc gia thuộc Vương quốc Liên hiệp Anh, nhằm phục vụ toàn thể công chúng. Để giúp người dùng truy cập các bộ sưu tập số không ở đâu có, Thư viện đã phân loại yêu cầu theo nhóm người sử dụng để cung cấp dịch vụ số một cách phù hợp. Thư viện có các bộ sưu tập được tích lũy từ hơn 250 năm qua, với khoảng 150 triệu hiện vật đại diện cho các niên đại của lịch sử văn minh chữ viết và nhiều dòng tư tưởng của nhân loại. Hàng năm, có khoảng ba triệu hiện vật được bổ sung vào các bộ sưu tập, bao gồm bản thảo, tài liệu in, bản ghi âm, tài liệu số và luôn trong trạng thái sẵn sàng đáp ứng mọi lĩnh vực và đối tượng sử dụng.
Thư viện liên tục đổi mới sáng tạo thông qua hoạt động khai thác các bộ sưu tập như nguồn tài nguyên quốc gia và thế giới. Số hóa là một phần quan trọng trong chiến lược tổng thể của Thư viện nhằm quản trị nguồn lực số như thu thập tài nguyên, bảo quản và lưu trữ tài liệu số để hỗ trợ người dùng truy cập ở thời điểm hiện tại và tương lai; xây dựng hạ tầng số và tài nguyên số phong phú.
Chiến lược số hóa của Thư viện như sau: khai thác tối đa các bộ sưu tập số bằng cách nâng cao lượng truy cập, bao gồm hệ thống phòng đọc từ xa; ưu tiên truy cập (phổ cập và nâng cao) tài liệu giáo dục, văn hóa hoặc khoa học được số hóa có giá trị tổng hợp so với các hợp phần khác, từ trong nước và quốc tế; số hóa tài liệu gốc là một cách bảo tồn dành cho thế hệ người dùng trong tương lai; bảo tồn bộ sưu tập bản ghi âm bằng công nghệ tương tự (analog); tạo ra thu nhập từ những sản phẩm đáp ứng thị hiếu người dùng thông qua đối tác thực hiện hoặc tự triển khai; phù hợp với mục tiêu tối ưu hóa các kênh truy cập.
Tại Singapore
Quá trình chuyển đổi số của Singapore bắt đầu với việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu trên hệ thống máy tính từ những năm 1990. Năm 2017, Singapore thành lập Văn phòng Chính phủ số và quốc gia thông minh, tạo nên sự thống nhất, đồng bộ và thông suốt trong chỉ đạo, vận hành. Với mục tiêu huy động cả hệ thống hành chính của quốc gia vào cuộc, quy tụ các chuyên gia công nghệ có kinh nghiệm và chuyên môn giỏi, các nhân tài ưu tú, các doanh nghiệp và người dân cùng chung tay. Chính phủ đóng vai trò dẫn dắt và then chốt trong công cuộc chuyển đổi số.
Người dân tham gia hầu hết các khâu làm nên sản phẩm và dịch vụ số với quy trình 05 bước chặt chẽ: khảo sát và lấy ý kiến người dân; thử nghiệm từ việc sử dụng của người dân; đánh giá khiếm khuyết; thiết kế lại; hoàn thiện và thực hiện số hóa dịch vụ. Đến năm 2020, Singapore có 90% dịch vụ công được cung cấp trực tuyến. Điển hình như ứng dụng “Cuộc sống Singapore” đã nhận được sự quan tâm và tham gia nhiệt tình của đông đảo người dân. Dịch vụ số này tích hợp hơn 40 dịch vụ tiện ích như đăng ký giấy khai sinh, trợ cấp trẻ em, tìm trường học tối ưu, về việc làm, các khóa học phát triển kỹ năng, thông tin về các chương trình, ưu tiên dành cho người cao tuổi…
Nhằm gia tăng sự sẵn sàng tiếp nhận sản phẩm và dịch vụ số cho toàn dân, để không ai bị bỏ lại phía sau, Singapore đã triển khai Chương trình “Tiến tới số hóa” giúp người cao tuổi biết sử dụng các sản phẩm, dịch vụ số nhằm đem đến một cuộc sống với đầy đủ thông tin, tiện ích và sự hài lòng. Chính phủ còn triển khai Chương trình “Một kèm một” để trang bị cho người cao tuổi kỹ năng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ số. Bên cạnh đó, Singapore còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuyển đổi số: lập 23 bản đồ chuyển đổi số chỉ đường cho 23 ngành gồm cả lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ, bao phủ hầu hết các ngành chính, chiếm 80% GDP quốc gia.
Những gợi mở đối với quá trình chuyển đổi số ở Việt Nam
Một là, phát huy vai trò của người đứng đầu trong quá trình xây dựng và phát triển quốc gia nói chung, của khu vực công nói riêng. Với việc tiếp cận, ứng dụng công nghệ ngang hàng với các nước phát triển trên thế giới thì việc chuyển đổi số trước hết về sự thay đổi nhận thức ở mỗi người. Để thực hiện thành công vai trò dẫn dắt trong chuyển đổi số, các cơ quan nhà nước phải tiên phong trong thực hiện chuyển đổi số. Cụ thể là thực hiện chính quyền số, tạo nên các nền tảng dữ liệu số để thực hiện công vụ, phục vụ Nhân dân. Sự quyết tâm của lãnh đạo, nhận thức của người đứng đầu cơ quan, đơn vị đóng vai trò quyết định cho sự thành công của chuyển đổi số; giúp cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ, nhận thức rõ chuyển đổi số là gì, triển khai như thế nào.
Hai là, sự sẵn sàng, khả năng về tư duy và hành động của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện những thay đổi cần thiết. Do đó, cần các công cụ, cụ thể là các nền tảng số Việt Nam để hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức trong công việc. Đồng thời, cần định kỳ tổ chức các lớp tập huấn giúp cho cán bộ, công chức, viên chức có kỹ năng sử dụng các công cụ, nền tảng số một cách thành thạo, hiệu quả.
Ba là, cần bắt đầu việc chuyển đổi số bằng phương pháp với quy mô nhỏ - chuyển đổi từng phần. Quá trình chuyển đổi số là quá trình liên tục: thu thập dữ liệu, thay đổi cải tiến dựa trên dữ liệu này, tiếp tục thu thập dữ liệu từ sự thay đổi, tiếp tục chuyển đổi… và có thể áp dụng trong từng bộ phận nhỏ của tổ chức hoặc chỉ trong một số quy trình, thủ tục nhằm hạn chế thiệt hại khi mắc sai lầm. Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt sự ra đời các công nghệ, dịch vụ mới sẽ hỗ trợ thực hiện các giải pháp ngắn hạn này.
Bốn là, chia sẻ thông tin, dữ liệu số và cộng tác cùng doanh nghiệp để giúp khai thác các giá trị dữ liệu số của cơ quan nhà nước, làm nền tảng thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số. Chuyển đổi số không thể làm riêng lẻ mà phải có sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, cộng đồng doanh nghiệp và toàn xã hội. “Thành công đến từ chia sẻ, một vấn đề mới và khó ở chỗ này, nhưng có thể được giải quyết ở một chỗ khác. Sự chia sẻ có thể tạo ra sức mạnh, là lời giải đột phá cho các vấn đề chuyển đổi số mà một bộ, một ngành, một địa phương khác đang gặp phải”(6). Mỗi tổ chức, cá nhân đóng góp, chia sẻ một câu chuyện thì sẽ có một kho lời giải về chuyển đổi số Việt Nam. Mỗi câu chuyện đều làm rõ các vấn đề, cách làm hiệu quả, các bước triển khai, kết quả đạt được và bài học rút ra để các bộ, ngành, địa phương khác tham khảo. Ngoài ra, việc tối ưu hóa các quy trình hành chính trong quản lý nhà nước phải được thực hiện vì lợi ích của người tiêu dùng cuối cùng - xã hội. Do đó, cần tạo sự sẵn sàng của người dân (kinh nghiệm từ Liên bang Nga) để tương tác với các cơ quan chức năng, bao gồm cả thông qua công nghệ thông tin, là một trong những yếu tố quan trọng quyết định tốc độ chuyển đổi đang được thực hiện.
ThS. Trần Thị Thơ, Viện Khoa học tổ chức nhà nước, Bộ Nội vụ
